Wgląd do ksiąg hipotecznych i ich akt

Wgląd do ksiąg hipotecznych i ich akt

Księgi hipoteczne są czymś rodzaju dawnych ksiąg wieczystych, które dziś nie funkcjonują już w obrocie prawnym, ale wciąż są źródłem wielu cennych informacji o nieruchomościach, dla których były zakładane. Wgląd do nich oraz do ich akt bywa często niezbędny, by kompleksowo zbadać stan prawny nieruchomości, które pamiętają jeszcze czasy przedwojenne. Ich zawartość ujawnia przede wszystkim, kto był ich właścicielem, choć dostarcza także wielu innych cennych informacji, jak m. in. powierzchnia nieruchomości, jej dokładna lokalizacja, stan zadłużenia czy numer nowozałożonej księgi wieczystej.

 

Księgi hipoteczne, podobnie jak do księgi wieczyste, są jawne – każdy, niezależnie od wieku, kwalifikacji czy uprawnień może je oglądać i fotografować. Natomiast, by uzyskać dostęp do akt księgi hiptecznej, należy wykazać interes prawny.

 

Procedurę uzyskania wglądu do ksiąg hipotecznych i ich akt można podzielić na kilka etapów, jak następuje:

 

1. IDENTYFIKACJA

 

Na początku należy ustalić, jaką nazwę ma księga hipoteczna, której poszukujemy, lub jaki numer hipoteczny został jej nadany. Jeśli znamy numer księgi wieczystejj, nazwę księgi hipotecznej znajdziemy włąśnie w aktualnej dziś elektronicznej księdze wieczystej, do której dostęp uzyskamy na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości. Nazwę znaleźć można także w dokumentach, które datą sięgają czasów sprzed założenia księgi wieczystej dla tej nieruchomości.

 

 

1. LOKALIZACJA

 

Następnie ustalić trzeba, w którym archiwum znajduje się dana księga hipoteczna. Trzeba brać pod uwagę okoliczność, iż nie wszystkie księgi hipoteczne przetrwały wojnę, tak więc niektórych może nie udać się znaleźć w ogóle. W każdym razie, przedstawiam poniżej listę archiwów w Warszawie i okolicach, w których znajdować się mogą interesujące nas księgi hipoteczne, oraz ich dane kontaktowe, jak następuje:

 

• Sąd Rejonowy dla Warszawy – Mokotowa w Warszawie, Wydział Archiwum: al. Solidarności 58, Warszawa, tzw. Hipoteka; zapytanie o lokalizację wysłać można e-mailem na adres srwarmok@warszawa.so.gov.pl – odpowiedź przychodzi zazwyczaj tego samego dnia;
• Archiwum Państwowe w Warszawie, ul. Krzywe Koło 7: e-mail: archiwum@warszawa.ap.gov.pl, nie ma w swoich zasobach samych ksiąg, lecz znajdują się tam wykazy ksiąg hipotecznych, w których wyszukać można sygnaturę księgi i jej lokalizację;
• Oddział APW w Milanówku – Wieloosobowe Stanowisko ds. Działalności Archiwalnej, ul. Stefana Okrzei 1, Milanówek; e-mail: milanowek@warszawa.ap.gov.pl, tel.: 22 724 74 89, prosić o połączenie z Pracownią Naukową; telefonicznie informację można uzyskać od razu, za pomocą e-maila zajmuje to dłużej (nawet około miesiąca);
• Oddział APW w Grodzisku Mazowieckim – ul. Poniatowskiego 14, Grodzisk Mazowiecki; e-mail: grodzisk@warszawa.ap.gov.pl, tel.: 22 724 38 61, informację da się uzyskać od ręki telefonicznie;
• Oddział APW w Mławie: ul. Narutowicza 3, Mława; e-mail: mlawa@warszawa.ap.gov.pl, tel.: 23 654 33 09;
• Oddział APW w Łowiczu: ul. 3 Maja 1, Łowicz; e-mail: lowicz@warszawa.ap.gov.pl, tel.: 46 837-39-86;
• Oddział APW w Otwocku: ul. Górna 7, Otwock; e-mail: otwock@warszawa.ap.gov.pl, tel.: 22 779 38 71;
• Oddział APW w Pułtusku: ul. Zaułek 22, Pułtusk; e-mail: pultusk@warszawa.ap.gov.pl, tel.: 23 692 34 97.

 

• SYGNATURY

 

Przed wizytą w archiwum należy ustalić sygnatury konkretnych ksiąg i ich akt. Akta ksiąg są zazwyczaj oznaczone jako zbiór dokumentów, np. „ZD VII-18302” do księgi „Osada Pałac cz.”, a na wykazie znajduje się tuż obok księgi, dla której został założony. Ustalić sygnaturę można na dwa sposoby:

1. wysyłając e-mail do archiwum z prośbą o ustalenie sygnatury danej księgi przez pracownika archiwum;
2. samodzielnie, przeglądając wykaz hipoteczny – można to zrobić na miejscu, w archiwum, tuż przed uzyskaniem wglądu do księgi.

 

1. DOKUMENTY

Podstawowe dokumenty:

Jeżeli chcemy uzyskać wgląd do księgi hipotecznej, która, jak już wspomniałam, jest jawna, wystarczy przygotować lub już w archiwum wypełnić:

1. zgłoszenie użytkownika zasobu archiwalnego;
2. rewers.

Nazwa zespołu (zbioru) archiwalnego to nic innego, jak nazwa wykazu hipotecznego, w której poszukiwaliśmy sygnatury księgi.

 

Wniosek o wgląd do akt księgi hipotecznej:

 

W przypadku, gdy chcemy uzyskać także wgląd do akt (zbioru dokumentów) księgi hipotecznej, powinniśmy nie tylko przygotować powyższe podstawowe dokumenty, ale także wniosek o wgląd do akt księgi hipotecznej i możliwość jej fotografowania. W takim wniosku należy wykazać nasz interes prawny, zazwyczaj poprzez załącznie odpisów dokumentów, wskazujących na istnienie naszego prawa do nieruchomości (akty notarialne umów sprzedaży nieruchomosci czy udziału w użytkowaniu wieczystym, postanowienia spadkowe po dawnych właścicielach nieruchomośc itp.) Należy także wskazać cel uzyskania wglądu.

 

W przypadku wszystkich oddziałów APW, by uzyskać wgląd, odpowiednio uzasadniony wniosek należy złożyć już na miejscu, w archiwum – wgląd można wtedy uzyskać od ręki. Natomiast w przypadku Sądu Rejonowego dla Warszawy – Mokotowa, wniosek należy przesłać do któregokolwiek wydziału wieczystoksięgowego tego sądu (wydziały VI, VII, IX, X, XIII i XV) lub złożyć go osobiście w biurze podawczym. Nastęnego dnia powinniśmy skontaktować się z sądem z prośbą o informację, czy kierownik wydziału wyraził zgodę na wgląd, chyba że czegoś brakuje – wtedy pocztą przyjdzie zarządzenie z wezwaniem do uzupełnienia braków w terminie 7 dni.