Obowiązki pracodawcy w razie śmierci pracownika

Obowiązki pracodawcy w razie śmierci pracownika

Śmierć pracownika a obowiązki pracodawcy

Śmierć pracownika, jakkolwiek jest wydarzeniem niezwykle przykrym dla pracodawcy, wiąże się także z powstaniem po jego stronie licznych obowiązków. Z dniem śmierci pracownika wygasa bowiem jego stosunek pracy, który ze względu na swój osobisty charakter ustaje z mocy samego prawa (art. 63¹§1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy, Dz. U 2014,poz. 1502 t.j. ze zm., dalej jako „k.p.”).

Akt zgonu

Stosunek pracy wygasa z końcem dnia określonym w akcie zgonu, niezależnie od godziny w której nastąpiła śmierć pracownika. Dzień ten wlicza się wówczas do okresu zatrudnienia w zakresie ustalania wszelkich świadczeń majątkowych. Nie ma przy tym znaczenia czy dzień ten był dniem wolnym od pracy albo że pracownik nie podjął pracy z innej przyczyny. W przypadku gdy pracodawca nie otrzymał odpisu aktu zgonu od rodziny pracownika uznaje się, iż jest on uprawniony do wystąpienia do urzędu stanu cywilnego o wydanie odpisu aktu zgonu z uwagi na swój interes prawny, związany z obowiązkiem prowadzenia akt osobowych pracownika.

Wypłata świadczeń ze stosunku pracy

Wygaśnięcie stosunku pracy rodzi konieczność rozliczenia się z należności wynikających ze stosunku pracy, a przysługujących pracownikowi do dnia śmierci. Takimi należnościami są m.in. prawo do niewypłaconego wynagrodzenia za pracę, prawo do nabytych a jeszcze nienaliczonych świadczeń (dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych czy za pracę w niedziele lub święto), niewypłacone świadczenia z tytułu podróży służbowej, ekwiwalent za urlop wypoczynkowy należny pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym nastąpiło wygaśnięcie stosunku pracy w skutek śmierci pracownika, świadczenia kompensujące wynagrodzenie (zasiłki z tytułu choroby, rodzicielstwa, wypadku czy świadczenia rehabilitacyjne), premie, nagrody, dodatki wyrównawcze, odszkodowanie.

Wypłata tych należności następuje na rzecz członków rodziny zmarłego pracownika. Zgodnie z art. 63¹ §2 k.p. prawa majątkowe ze stosunku pracy przechodzą po śmierci pracownika w równych częściach, na małżonka oraz inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, Dz.U 2016 r., poz. 887 tekst jedn. ze zm., dalej jako „u.e.r.”). Krąg osób uprawnionych do renty rodzinnej został określony w art. 67 u.e.r. i zalicza się do niego m.in. dzieci własne, dzieci drugiego małżonka, dzieci przysposobione, przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletniości wnuki, rodzeństwo i inne dzieci, w tym również w ramach rodziny zastępczej, małżonka (wdowę, wdowca),rodziców. W razie braku takich osób, prawa te wchodzą do spadku, co w praktyce oznacza, że mogą trafić do osób spoza grona określonego przepisami u.e.r.

Przepis art. 63¹§ 2 k.p. dotyczy materii wejścia w konkretne prawa po zmarłym pracowniku określając uproszczone (bo z pominięciem prawa spadkowego) zasady realizacji świadczeń wynikających ze stosunku pracy, w którym pozostawał zmarły pracownik, na rzecz jego najbliższej rodziny. Realizacja tych świadczeń będzie mogła następować na rzecz osób wymienionych w przepisie bez wymogu uprzedniego formalnego orzekania przez sąd spadkowy o stwierdzeniu praw do spadku i podziale spadku (por. postanowienie Sądu Apelacyjnego w Katowicach z dnia11 grudnia 1996 r., sygn. akt III APz 18/96).

Ustawodawca nie wskazał żadnej formy, w jakiej uprawnieni mogą zgłosić do pracodawcy żądanie rozliczenia należności wynikających ze stosunku pracy zmarłego pracownika, zatem można wnioskować, iż jest dopuszczalne w każdej przewidzianej prawem formie – zarówno ustnie jak i pisemnie. Z względów dowodowych oraz podatkowych, o których będzie mowa poniżej, sugerowane jednak jest złożenie odpowiedniego wniosku na piśmie, ze wskazaniem danych uprawnionego.

Odprawa pośmiertna

Kolejnym obowiązkiem pracodawcy wynikającym z art. 93 k.p. jest wypłata odprawy pośmiertnej, czyli jednorazowego świadczenia pieniężnego wynikającego ze stosunku pracy, którego wartość ustala się na podstawie stażu pracy u danego pracodawcy. Wynosi ona równowartość:

• jednomiesięcznego wynagrodzenia – jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 10 lat,
• trzymiesięcznego wynagrodzenia – jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 10 lat,
• sześciomiesięcznego wynagrodzenia, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 15 lat.

Wyjątkiem od zasady obowiązkowej odprawy pośmiertnej będzie sytuacja, gdy pracodawca z własnych środków ubezpieczył pracownika na życie. Wówczas roszczenie rodziny o wypłatę powinien w całości zaspokoić ubezpieczyciel, gdy odszkodowanie jest nie niższe niż odprawa obliczona stosownie do stażu pracy. Gdyby odszkodowanie było jednak w kwocie niższej, pracodawcę obciążać będzie obowiązek pokrycia różnicy.

Warto także pamiętać, iż odprawa pośmiertna przysługuje również wówczas, gdy zgon pracownika nastąpił już wprawdzie po rozwiązaniu stosunku pracy, ale w okresie kiedy pracownik pobierał zasiłek z tytułu niezdolności do pracy wskutek choroby. Zarówno odprawę, jak i pozostałe należności wypłaca się osobom uprawnionym, których krąg jest identyczny, jak przy wypłacie świadczeń wynikających ze stosunku pracy. Odprawa nie jest zależna od przyczyny śmierci, stopnia zawinienia czy przyczynienia się samego zmarłego. Może nią być każde zdarzenie związane z pracą (wypadek), przypadek losowy, a nawet samobójstwo. Warto także pamiętać, iż odprawa pośmiertna nie podlega także zaliczeniu na poczet odszkodowania należnego uprawnionym na podstawie przepisów prawa cywilnego, na przykład z tytułu ubezpieczenia komunikacyjnego w przypadku, gdy śmierć nastąpiła w wyniku wypadku samochodowego (por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 3 czerwca 1980 r., II CR 148/80, w którym zostało stwierdzone, że „obowiązek jej [odprawy pośmiertnej – przyp.] świadczenia przez zakład pracy wynika z humanitarnej zasady niesienia pomocy najbliższej rodzinie pracownika w trudnym dla niej okresie po stracie żywiciela.”).

Jednakże, jeżeli do świadczeń uprawniony jest tylko jeden członek rodziny, to otrzyma on połowę odprawy pośmiertnej (ale wciąż będzie uprawniony do całości innych należności, czyli wynagrodzenia, ekwiwalentu, zasiłku chorobowego). Natomiast jeżeli nie ma żadnej osoby uprawnionej do świadczeń po śmierci pracownika, to odprawy pośmiertnej nie wypłaca się nikomu i, w przeciwieństwie do innych należności, nie wejdzie ona do masy spadkowej.

Osoby, którym przysługują świadczenia od pracodawcy, powinny potwierdzić mu swoją tożsamość, pokrewieństwo bądź inne okoliczności potwierdzające nabycie uprawnień po zmarłym np. przedkładając akt małżeństwa czy akt urodzenia dzieci. Jeśli natomiast zmarły pracownik w testamencie wymienił osoby niebędące z nim spokrewnione np. pozostające z nim w konkubinacie, pracodawca winien zaczekać z wypłatą świadczeń do zakończenia postępowania spadkowego.

Po uzyskaniu dokumentów potwierdzających zgon oraz krąg osób uprawnionych, pracodawca dokonuje wypłaty należności. Jeśli wśród osób uprawnionych do wypłaty po zmarłym są małoletnie dzieci, to wypłaty dokonuje się na ręce (lub wskazany rachunek bankowy) opiekuna prawnego. Wynagrodzenie, odprawę pośmiertną oraz ekwiwalent za niewykorzystany urlop pracodawca może pomniejszyć o należności wynikające z art. 87 k.p. oraz art. 139-140 u.e.r. czyli przede wszystkim należności egzekwowane przez komornika.

Pamiętać także należy o możliwości modyfikacji zasad wypłaty, w szczególności odprawy pośmiertnej, w odniesieniu do szczególnych kategorii pracowników, których zatrudnienie regulują przepisy inne niż k.p. Przykładowo orzecznictwo potwierdza, iż w razie śmierci sędziego w stanie spoczynku jego rodzinie nie przysługuje odprawa pośmiertna (por. uchwała 7 sędziów Sądu Najwyższego z dnia 22.03.2007 r., II PZP 6/06).

Świadectwo pracy

W związku z wygaśnięciem stosunku pracy, pracodawca jest zobowiązany sporządzić świadectwo pracy (por. art. 97 § 1 k.p) i włączyć je do akt osobowych zmarłego pracownika. Szczegółową regulację w tym zakresie zawiera § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu jego wydawania i prostowania (Dz.U. 1996, nr 60, poz. 282 ze zmianami). Pracodawca powinien sporządzić je niezwłocznie po otrzymaniu informacji o śmierci pracownika, nawet zanim zostanie mu dostarczony odpis jego aktu zgonu. Obowiązek wydania przez pracodawcę osobie uprawnionej świadectwa pracy po zmarłym pracowniku aktualizuje się jednak dopiero z chwilą złożenia przez nią stosownego wniosku. Z wnioskiem o wydanie świadectwa pracy może wystąpić do pracodawcy członek rodziny zmarłego pracownika lub inna osoba będąca jego spadkobiercą.

Dodatkowe świadczenia w ramach układów zbiorowych pracy czy funduszu socjalnego

W danym zakładzie pracy możliwe jest także dodatkowe unormowanie kwestii wypłat świadczeń pośmiertnych, zwłaszcza następujących w wyniku wypadku przy pracy ze skutkiem śmiertelnym, w ramach układów zbiorowych pracy. Wówczas, zależnie od treści postanowień układowych pracodawca powinien zrealizować wypłatę stosownego świadczenia. Co ważne, jest ono tylko swego rodzaju dodatkiem lub uzupełnieniem i nie zastępuje wypłaty m.in. odprawy pośmiertnej.

Podobnie, jeżeli w przedsiębiorstwie powołany jest zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, zwany powszechnie funduszem socjalnym, na zasadzie swobody tworzenia norm zakładowych, możliwe jest zorganizowanie wsparcia dla rodziny zmarłego pracownika jako zapomogi z tytułu indywidualnego zdarzenia losowego.

Inne formalności

Ponieważ na skutek wygaśnięcia stosunku pracy w wyniku śmierci pracownika osoba fizyczna przestaje być pracownikiem, ustaje obowiązek opłacania składek ubezpieczenia społecznego takiej osoby. W związku z powyższym pracodawca ma obowiązek wyrejestrować zmarłego pracownika z ubezpieczeń społecznych w terminie 7 dni od dnia ustania stosunku pracy, czyli od daty zgonu.

Pracodawca powinien uzyskać od osób uprawnionych do świadczeń i należności po zmarłym pracowniku, oprócz dokumentów potwierdzających pokrewieństwo, dodatkowe oświadczenie zawierające: imię, nazwisko, adres zamieszkania, numer PESEL bądź NIP w zależności od tego, którym posługuje się osoba uprawniona, a także nazwę i adres urzędu skarbowego, w celu uregulowania zobowiązań podatkowych. Po zakończeniu roku podatkowego pracodawca ma obowiązek wystawić informację PIT-11 i przesłać do osoby której dotyczy oraz do urzędu skarbowego.

Od wynagrodzenia i ekwiwalentu nie potrąca się składek na ZUS, bowiem w momencie śmierci należności te tracą charakter przychodu ze stosunku pracy, ale stają się przychodem z tytułu praw majątkowych. Oznacza to, że należy odprowadzić wyłącznie zaliczkę na podatek dochodowy, tyle że bez stosowania kosztów uzyskania przychodu, ulgi oraz przy zastosowaniu stawki podatku według pierwszego progu podatkowego. Natomiast odprawa pośmiertna jest w całości zwolniona ze składek i podatku.

Śmiertelny wypadek przy pracy

Za śmiertelny wypadek przy pracy, zgodnie z art. 3 ust. 4 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (Dz.U. 2015, poz. 1242 t.j. ze zmianami), uważa się wypadek, w wyniku którego nastąpiła śmierć w okresie nieprzekraczającym sześciu miesięcy od dnia wypadku. W razie zaistnienia zdarzenia na pracodawcy ciążą szczególne obowiązki związane z wyjaśnieniem jego przyczyn, lecz także mające na celu realizację roszczeń rodziny zmarłego.

Członkowie rodziny zmarłego pracownika wskutek wypadku przy pracy, które należą do kręgu tzw. pośrednio poszkodowanych mogą, niezależnie od świadczeń przysługujących im od Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, wystąpić z żądaniami odszkodowawczymi przeciwko jego pracodawcy. Na podstawie przepisów kodeksu cywilnego przysługują im trzy rodzaje roszczeń. Osoby, wobec których ciążył na zmarłym obowiązek alimentacyjny, mogą domagać się przyznania renty (art. 446 § 2 k.c.). Z żądaniem takim mogą wystąpić także inne osoby bliskie, którym zmarły dobrowolnie i stale dostarczał środków utrzymania. Przyznania tej renty mogą domagać się zwłaszcza małżonkowie zmarłego oraz jego małoletnie dzieci.

Mogą ponadto ubiegać się o zasądzenie odszkodowania, jeśli wskutek śmierci pracownika znacznie pogorszyła się ich sytuacja życiowa (446 § 3 k.c.). W takim przypadku należy udowodnić nie tylko pogorszenie się sytuacji w wymiarze materialnym, ale także pozaekonomicznym. Pogorszenie sytuacji życiowej polega również na utracie realnej możliwości poprawy warunków życia wskutek śmierci członka rodziny. Określając wysokość odszkodowania należnego najbliższym członkom rodziny pracownika zmarłego z powodu wypadku, sąd musi wziąć pod uwagę różnicę między stanem, w jakim znaleźli się najbliżsi po jego śmierci, a ich przewidywaną sytuacją materialną, gdyby zatrudniony nadal żył. W ramach odszkodowania rodzina zmarłego pracownika może wystąpić do pracodawcy z roszczeniem o zwrot kosztów leczenia i pogrzebu. Co istotne, wypłata zasiłku pogrzebowego przez ZUS nie wpływa na wysokość odszkodowania z tytułu art. 446 § 1 k.c.

Sąd ma prawo przyznać najbliższym zmarłego także odpowiednią sumę jako zadośćuczynienie pieniężne za doznaną krzywdę (art. 446 § 4 k.c.). W pojęciu „odpowiednia suma zadośćuczynienia” zawiera się uprawnienie sądu do swobodnego uznania przy ocenie wszystkich istotnych dla oszacowania wartości doznanej krzywdy okoliczności danego przypadku. Zadośćuczynienie to ma zrekompensować cierpienie, ból i poczucie osamotnienia po śmierci osoby najbliższej. Jak uznał Sąd Apelacyjny w Katowicach w wyroku z dnia dnia 23 czerwca 2016 r. (sygn. akt V ACa 897/15) określając wysokość tego zadośćuczynienia należy wziąć pod uwagę wszystkie okoliczności mające wpływ na rozmiar doznanej przez poszkodowanego krzywdy, a więc przede wszystkim wstrząs psychiczny i cierpienia moralne wywołane śmiercią osoby bliskiej, poczucie osamotnienia i pustki po jej śmierci, rodzaj i intensywność więzi łączącej pokrzywdzonego ze zmarłym, rolę w rodzinie pełnioną przez osobę zmarłą, wystąpienie zaburzeń będących skutkiem śmierci osoby bliskiej (np. nerwicy, depresji), stopień, w jakim pokrzywdzony będzie umiał znaleźć się w nowej rzeczywistości i ją zaakceptować, wiek pokrzywdzonego.